Dokumentem, który najczęściej występuje w obrocie gospodarczym jest faktura, która stanowi dowód sprzedaży wystawiony przez podmiot będący podatnikiem VAT.
Kiedy można wystawić notę księgową?
Nota księgowa musi być wystawiona w każdej sytuacji, w której prawo nie nakłada na podatnika obowiązku zapłaty podatku od towarów i usług. Są to takie sytuacje jak np.
- kara umowna za realizację umowy poza wyznaczonym terminem,
- nabywca musi ponieść np. opłaty skarbowe,
- odsetki naliczone dłużnikowi od zobowiązań finansowych, których nie uiścił w terminie.
Noty księgowe – regulacje prawne
Warto wiedzieć, że reguły dotyczące not księgowych nie mają odrębnego uregulowania w żadnym polskim akcie prawnym. Dlatego też dla tego rodzaju dokumentów zastosowanie mają ogólne przepisy ustawy o rachunkowości dotyczące dowodów księgowych.
Co powinna zawierać nota księgowa?
Nota księgowa, zgodnie z ogólnymi zasadami ustawy o rachunkowości, powinna zawierać:
- wskazanie rodzaju dowodu wraz z numerem identyfikacyjnym,
- wskazanie podmiotów, które dokonują rozliczenia,
- dokładne określenie operacji finansowej,
- określenie wartości operacji,
- datę operacji, ewentualnie datę sporządzenia ww. dowodu,
- podpisy obu stron operacji,
- szczegółowe sprawdzenie oraz klasyfikacja dowodu tak, aby można było go ująć w księgach rachunkowych,
- podpis księgowego, np. z biura rachunkowego prowadzącego usługi księgowe Łódź.
Należy podkreślić, że nota księgowa wystawiana jest przez stronę, która jest dłużnikiem i uznaje konkretną kwotę do zwrotu na rzecz swojego kontrahenta.